営業メール作成において注意すべきポイントとは?アポ獲得につながるメールの書き方


営業活動において、誰でも苦労するのがアポ取りですね。
これまでは、電話を直接かけてアポイントを取りつける「テレアポ」が主流でした。一度でも面識のある相手であれば、次回のアポを取るのは簡単かもしれません。しかし、新規顧客開拓のための訪問を前提としたアポ電では、下手をすると取り次いでももらえません。「100件電話して、1件でもアポが取れれば御の字」とばかりに、電話帳を片手にやみくもに電話攻勢をかけていたのは昔の話。
新型コロナウィルスの感染拡大により、「3密」を避けるようにとの政府の呼びかけに対し、市民生活においても直接の接触を控えるようになっています。ビジネスにおいても同様で、政府の要請を受け、企業も在宅勤務への移行に真剣に取り組むようになりました。営業においても電話やメール、テレビ会議システムを活用した営業活動がこれから定着していくでしょう。「靴底を減らして、一日◯◯件訪問した」なんて話は、昔話になる日も近いのかもしれません。そうは言っても、新規顧客を開拓する上で、アポイントの獲得は変わらず重要な作業です。最近では、メールを駆使して効率よくアポを獲得する、スマートな手法が注目を集めています。
そこで今回は、営業メールを作成する上でのポイントについて、詳しく解説します。
1.まずは基本の「き」 営業メールとは?
スーツ姿の男の頭上に大きなはてなマーク
改めて言うまでもないことですが、営業メールとは、営業活動のスタートであるアポを取るために、メールを送る手法です。新規の見込み客とファーストコンタクトを取る方法は、電話や飛び込み営業など、色々とあります。ただこれらの手法は、こちらの都合で相手に時間を割いてもらうことになるので、よっぽどタイミングが合わないと、アポを取るのは難しいでしょう。
これに対してメールは、一旦送ってしまえば、相手の都合のよい時間に読んでもらえるため、相手のストレスになりません。しかしこれは、メールのメリットである反面、デメリットでもあります。メールは相手に届いても、読まれているかどうか、確認するすべがありません。メールをもらった相手も、顔が見えない人間からのメールは、よっぽど興味を引く内容でなければ無視するか、削除してしまえば済みます。簡単に送受信できる電子メールであればこそ、読む気がなければ何のためらいもなく廃棄してしまえるのです。
それだけに、読んでもらえる営業メールを作成するには、いくつかのポイントがあります。
以下で詳しく、ご説明しましょう。
2.営業メールを作成する際のポイント
積み木にPOINTの文字
2-1.件名で趣旨説明を
ビジネスツールとして、今や欠かすことのできないのがメールです。電話よりも利用頻度が高く、盛り込める情報も多いため、社内での情報共有や、社外への情報発信にも適しています。一般社団法人 日本ビジネスメール協会が発表している「ビジネスメール実態調査2018」※1によると、ビジネスマンがコミュニケーションの手段として利用するのは、「メール」と回答した人の割合は全体の96.5%で、「電話」と回答した90.2%を上回りました。また1日に受信するメールの数は、平均で34通という結果が出ています。受信メールが1日に34通もあれば、件名だけで迷惑メールと判別されてゴミ箱行き、というのは容易に想像できます。
メールは開封されなければ、意味はありません。従って、メールの件名を付けるには、工夫をこらす必要があります。一目見て、メールの趣旨がわかるように記載することが重要です。
<望ましいメールの件名例>
○○に関するご提案(株式会社○○/営業部 山田太郎)
新製品導入による御社のメリットについて(△△株式会社/システム営業部 鈴木花子)
※1一般社団法人 日本ビジネスメール協会
「ビジネスメール実態調査2018」
http://www.sc-p.jp/news/pdf/180605PR.pdf
2-2.メールの文章構成
メールの内容は、あらかじめ構成を決めておくとよいでしょう。ただし、一斉配信されているメールのような、一律な内容は避けてください。以下はあくまで文章の骨格のようなもので、宛名はもちろん、本文の内容も相手に合わせて変える必要があります。
◯相手の宛名
◯挨拶文
◯会社案内と自己紹介文
◯本文
・提案したい自社の商品やサービスの概要。
・上記を購入、導入することによる相手側のメリット。
◯メールの目的
・面談希望であれば、こちらの希望日を明記。
・セミナーへの勧誘であれば、セミナー概要を明記。
・製品に関する詳しい資料を送りたければ、自社サイトのURLを明記して、問い合わせフォームへ連絡先を入力してもらう旨、要請する。
◯結びの挨拶文
◯署名
3-3.文章は簡潔に
営業メールでは、自社の商品やサービスについて、つい詳細に記載してしまいがちです。しかし受け取った側は、知らない人間からの、長々としたメールに目を通している暇はありません。文章は伝えたい内容だけを、簡潔にまとめるように心がけてください。
前述した「ビジネスメール実態調査2018」では、「受け取ったメールに上手さを感じることがある」と答えた人は全体の77.8%であるという調査結果が出ています。そのうち、うまいと感じた内容の1位は、「文章が簡潔でわかりやすい」というもので、全体の65.5%におよびました。メールの文章は、伝わりやすく、理解しやすいなど、相手に対する配慮が重要であることがわかります。
3.営業メールの例文
笑ってガッツポーズを取るスーツ姿の男性
では最後に、営業メールの文例をご紹介しましょう。
これは、新規顧客開拓のため、はじめてコンタクトを取る相手に対し、面談のアポイントを取ることを目的とした内容になっています。
件名「営業の戦力不足にお悩みなら、お役に立てます(セールスサービス株式会社/笹山)」
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株式会社◯◯◯◯
営業部 △△様
 
初めてご連絡申し上げます。
セールスサービス株式会社で、営業代行サービスを担当しております、笹山と申します。
貴社のホームページを拝見し、メールを差し上げました。
セールスサービス株式会社では、各種営業代行サービスをご提供しております。
テレマーケティングやセミナー・展示会・WEBによる集客、見込み客への継続的なコンタクトと商談の代行、既存顧客へのアフターフォローなど、営業に関連した業務をトータルでサポートさせて頂きます。
ホームページで拝見しましたが、貴社は様々の優れた商材をお持ちです。
是非、弊社の代行サービスをご活用頂き、さらなる売上アップを図られてはいかがでしょうか。
よろしければ、一度ご説明のお時間を頂ければと存じますが、いかがでしょうか。
直近ですと、下記の日程でご訪問させて頂ければと存じます。
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<候補日>
令和2年◯月○日(火曜日) 13:00~16:00
令和2年◯月○日(金曜日) 13:00~16:00
令和2年◯月○日(月曜日) 11:00~16:00
※ご面談は、1時間程度の予定です。
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ご訪問の際は、他社様の事例を持参し、お話をさせて頂ければと存じます。
なお、上記日程でご都合が悪い場合は、ご都合のよい日時をお知らせ頂けましたら幸甚です。
ご多忙の折、大変恐縮ですが、よろしくお願い申し上げます。
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セールスサービス株式会社 営業部 笹山 肇
〒163-8723 東京都新宿区西新宿6-5-2
TEL:03-8956-2451 Fax:03-5321-1112
サイトURL:http://www.sales-servis.jp
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まとめ:件名や文章を工夫して魅力的な営業メールを
スマホを片手にオーケーマークを出す女性
新型コロナウィルスの感染拡大の収束が見通せない中、ビジネスにおいても勤務形態の見直しなど、新たな方策が模索されています。企業が存続する上で、営業という存在が消滅することはないでしょう。ただ、これまでのような営業手法は改められ、インターネットやIT技術を活用した新しいセールススキルが開発されるかもしれません。営業においては、まだ相手が知らない自社製品・サービスを、認知してもらうことから始まります。見知らぬ相手に対して、こちらの話に耳を傾けてもらうには、それなりの努力が必要です。ファーストコンタクトのきっかけとして、メールは今後増々活用されていくでしょう。しかし、容易に送信できる反面、相手に興味を持たれなければ簡単に削除されてしまいます。営業メールの件名は、一目で内容がわかるように明記し、本文は簡潔にこちらの商品・サービスの概要と、導入後の先方のメリットをまとめるようにしましょう。
面識のない相手に、「この人と話がしてみたい」と思わせるように、魅力的なメールの文面を工夫してみてください。

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