皆さんの中でも、仕事上でプレゼンテーションを行う機会がある人は多いのではないでしょうか？そもそもプレゼントとは、セミナーや商談などで、口頭や視覚資料を交えて、こちらの訴求したい情報を伝える作業ですが、その成功を左右するのが「プレゼン資料」です。
プレゼン資料は、プレゼンターの語り口を補完し、「本当に伝えたいこと」をリスナーに訴求する大事なツールです。
ところがこのプレゼン資料、いざ自分で作るとなると、なかなかに難しいものですよね。
- 本当に伝えたいことは何だったっけ？
- 説得力のある理論構築ができない
- 相手に理解されるワーディングが思いつかない
などなど、お悩みは多いかと思います。
そこで今回は、プレゼン資料を作成する上での要点を紹介します。
セミナーは開催することで、新規顧客の獲得や、自社製品・サービスの購入契約を結ぶことができるツールです。ただ、集客が思うに任せなかったり、見込み客が契約に結びつかなかったりと、セミナー運営には何かと問題が絶えません。
中でも運営者の頭を悩ませる点は、セミナーのプレゼン資料作りではないでしょうか。いきなり上司から、「今度のセミナーのプレゼン資料、作っといて」と頼まれて、戸惑われた経験は誰にもおありでしょう。また、プレゼン資料作成について書かれていそうなサイトを検索してみても、いまいちポイントが分からいという方もいらっしゃるかもしれません。
そこで、今回はプレゼン資料の作成におけるポイントについて、以下に詳しく解説してみました。是非参考になさってみてください。
この記事の目次
誰に向けたセミナーか？対象者を明確に
プレゼン資料を作る上で、最も重要なことは、「誰に向けて情報を発信するか」です。対象者が明確でないと、せっかく資料を作成しても、主張したい内容がしっかり伝わらないことになってしまいます。
そのため、まずはセミナー開催の目的から考えてみることをおすすめします。
例えばセミナーの開催目的が、ある健康器具のお披露目だとしましょう。なるべく多くの新規顧客や見込み客を獲得するために、会社のプロフィールや新製品の性能、利用することによりどのような得があるかを、紹介する内容になるでしょう。
ある程度、見込み客が集客できてリストが完成したら、今度はさらに顧客の囲い込むためのセミナーを開きます。その際のプレゼン資料では、基本的な事柄よりもっと詳細な内容が主になります。
パフォーマンスの紹介、事例を交えたメリット、契約までの手順などを分かりやすく伝えるために、文章やデザインにも見やすくする工夫が必要です。文字なら読みやすいフォントサイズを使うなどの気配りが必要ですし、また、テキストだけでなく画像やグラフなども使用したり、余白も適度に取り入れてレイアウトしたりしながら、見やすさを意識したプレゼン資料を作ると良いでしょう。
内容を簡単にまとめて提案するとよい
セミナー資料を作成する上で、伝えたいテーマの内容を一目で分かるようにまとめることが、何より大切です。
セミナーの参加者は、何かの目的をもって会場に足を運んでいます。内容が簡潔でない資料では、決められた時間内にセミナーのテーマの意図が伝わらず、参加者を混乱させてしまうでしょう。
通常、セミナーの進行は、プレゼンターがパソコンを使って、 パワーポイントで作成したものと同じ資料をスライドなどで表示させながら、音声で解説していきます。その際、多くのページ数を費やしたり情報を盛り込んだりしては、オウディエンスは資料を目で追うのに精一杯で、内容の一部分しか頭に残っていないという残念な結果に終わってしまうでしょう。
セミナー資料をシンプルにまとめることで、参加者にプレゼンターの話に集中してもらうことができ、セミナーのテーマも明確に示せます。
対象者に合わせて文体を統一する
対象者に合わせた文体
参加者を集めたら、セミナーの対象者がどのような属性で構成されているか、把握しておきましょう。
対象者の属性別文体
- 対象者が高齢者中心：敬語の使い方には気をつけ、失礼のない文体を心がける
- 対象年齢が若い場合：なるべく漢字表記は避け、カジュアルな表現が好ましい
- 参加者に外国人が多い時：英語や中国語など、外国語を併記することも必要
聞き手のメリットを分かりやすく伝える
よく広告業界関連や技術系のセミナーで目の当たりにすることですが、やたらにカタカナ用語や技術用語を連発するプレゼンターがいます。自社の業界や技術者の間では当たり前に使われている言葉でも、他の業界や技術に精通していない人には理解できないかもしれません。
もしも聞き手が、プレゼンターの話す内容に理解を示さないとしたら、それは資料に専門用語が多用されていて、ストレスを与えているのかもしれません。セミナー資料の作成において、言葉の選び方はとても重要なのです。
また多くのプレゼンターは、自分本位のプレゼンをしてしまいがちです。それは、自社製品・サービスの優れた特徴を伝えたいという気持ちがはやるあまり、必要以上にアピールしてしまうからでしょう。
もちろんそれはセミナーの趣旨でもあり、自社製品・サービスを愛するゆえの熱の入りようであることは理解できます。ただそれよりも大事なことは、聞き手にとってどのようなメリットがあるかを、分かりやすく伝えることです。
聞き手のメリットとは？
例えば下記のような事柄が、聞き手がビジネス上のメリットとして考える要素になります。
- 自社が提供する製品・サービスで、参加者は売上を上げることができるのか
- 営業コストを削減することができるのか
- 作業時間を短縮できるのか
- 省エネに貢献できるのか
先にも触れたように、セミナー参加者は何かを求めて会場に集まるのです。「 講座 の聞き手はどのようなメリットを受けることができるのか」ということを、なるべく参加者と同じ言葉を使用して明確に示してあげることが、セミナー資料の作成のコツであり、注意すべきポイントです。
プレゼン資料作成のコツはテーマ設定
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今回は、セミナー資料を作成する上でのポイントについて、分かりやすくご説明しました。
まず大切なことは、誰に対して語りかけるのかといった「セミナーのテーマ」を明確に設定すること。そして、内容を簡潔にまとめたプレゼンテーションをすることです。また、専門用語を多用せずに、文体をオウディエンスに合わせて統一するのもコツです。何より、聞き手のメリットは何かをダイレクトに伝えることです。
セミナーを開催する目的を達成するためにも、誰に向けた情報発信であるかを見極めて、資料作りに活かしてください。
ビジネス資料制作の基本５ステップ
それでは、プレゼン資料の作り方の極意・要素を学んでいきましょう。
基本的に、プレゼン資料だけでなく、あらゆるコンテンツを作る際に重要視されるのは、以下画像のような５ステップです。
- 「なぜ」～コンバージョン・ゴールを決める～
- 「誰に」～メッセージを伝えるターゲットは誰か？～
- 「何を」～自身が伝えるべき項目は何か？～
- 「どこで」～タッチポイントをどう構成するか？～
- 「どのように」～トンマナ・レイアウトなどをどう定義するか？～
この５ステップを頭に入れながら、流れに合わせながらプレゼン資料のコンテンツを作っていくことで、本当に魅力的かつ効果的な資料を作ることが可能になります。
プレゼン資料制作のコツ その①「なぜ」を明らかにする
それを踏まえて、第一に重要なポイントは①「なぜ」 ～コンバージョン・ゴールを決める～ です。
そもそもあなたは、なぜプレゼン資料を作るのでしょうか？よくよく考えてみると、「見込み客との接点を作りたいから？」「商品の認知度を高めたいから」「ブランディングの目的で」「来客数が最も大事」「来客数よりも、そこからの引き合いの方が大事」など、細かく定義できるはずです。
まずは社内、部署内などで話し合い、プレゼンという行為自体の目的を決定することが先決になります。また、KPIには、具体的な数値目標を決めることが大切です。
＜①「なぜ」のポイント＞
- プレゼン資料を作る目的（ゴール）を言語化する
- プレゼン後のコンバージョンを数値化する
- 社内・部署内などでゴール設定を共有する
プレゼン資料制作のコツ その②「だれに」を明らかにする
プレゼンを行う目的が明確化した後は、「何を伝えるか」を考えがちですが、実はその前に「誰に伝えるか」ということを明確にした方がいいのです。なぜなら、「何を伝えるか」という訴求項目自体は、意外と多いモノ。プレゼン資料作成者のご自身が、例えば固有のサービスや商材担当者であればなおさら思い入れが強く、「あれも伝えたい」「これも伝えたい」と考え「何を伝えるか」という項目の優先順位がブレてしまうのです。
これは当然のことです。
中立的に「効果的なプレゼン資料」を作るためには、まずは「誰に伝えるか」ということを明確にした方がよいのです。
そして、こちらも①「なぜ」と同様に、少し深堀して考えてみるようにしましょう。マーケティング領域では、ペルソナ策定と言われる作業です。
例えば以下の図を見てみましょう。
ここで定義しているのは、プレゼン資料で「伝えるべき相手」の定量的な情報と、潜在ニーズ、顕在ニーズなどです。
「そうはいっても、伝えたい人は一人だけじゃない」という声はよく聞きます。
たしかに、考えれば考えるほど、「伝えるべき相手」は類型化できないものです。
Aさんみたいな人もいれば、Bさんみたいな人もいるだろう、といってどんどんブレていってしまうものです。
ですが、例えば【雑誌】というものを改めて考えてみてください。雑誌はペルソナの設定を明確に持っているメディアの事例としてよく持ち出されます。どんな雑誌を思い起こしても、対象読者となり得る「一人の人間」を思い描くことができると思います。
きっとあなたのプレゼンにも、この「たった一人の人間」がいるはずです。
この基礎的なペルソナを思い描くことができないと、次の③「何を」を明確に作り上げることはできないのです。
分かりやすい例で行くと、たとえば経営者に向けた訴求と、担当者に向けた訴求とでは、その内容の作り方・伝え方に大きな違いがあることはわかりますよね。実際には「経営者も担当者も読者ペルソナに入っている」ということで、その線引きが難しいのですが、意識してペルソナを定義していくことが重要です。
加えて、経営者であっても、大企業の経営者なのか、それとも一人で起業しているタイプなのかによっても、そこに向けるコンテンツが異なってきます。想定するお客様の課題や行動や立場を意識して、コンテンツや表現を作っていくことがとても大切になります。
プレゼン資料制作のコツ その③「なにを」を明らかにする
さて、①「なぜ」、②「だれに」ということを明らかにしたところで、以下の図を見てみましょう。
ここで①の「なぜ」を考えてみましょう。
そもそも、あなたはなぜプレゼンを行うべきなのでしょうか。例えば、プレゼン資料を作る目的が、認知度向上の場合は最も上のファネルに当たります。それとも「他の協業商材と比較して、自社商材のメリットを明確に伝えたい」というレベルであればその下のレイヤーになります。
こうした形で、ご自身がプレゼンを行う目的をこのファネル上の位置で決定します。そして、左側にあるペルソナ（これは②の「誰に」で明らかになっているはずです）を掛け合わせます。
そうすることで、必然的に、③「何を」～自身が伝えるべき項目は何か？～ということが導き出されるはずです。
＜マーケティングファネル＞
- ブランディング
- 商品認知
- 情報収集・比較
- 購入検討
- 購入
- ファン化
このシンプルなマーケティングファネルは比較的汎用的なものであり、世界でも日本でも使われており、2020年の現在においても重宝されているものですので、覚えておいて損はありません。
この簡単なファネルを意識して考え、分析することで、コンテンツ制作の視点が定まり、最適に機能するようになります。
ちなみに、伝えるべき項目は、以下の図のように項目化されます。
訴求項目には、大きく分けて「ロジカル項目」と「エモーショナル項目」に分かれます。
＜ロジカル項目＞
利便性→他社製品と比べていかに便利か
経済的メリット→他社製品と比べていかに安く長く使えるか
安全性→他社製品と比べていかに安全か
＜エモーショナル項目＞
共感・面白さ→なぜ、この商品を気にする必要があるか
親密さ→なぜこの商品に親和性を感じるか
権威付け→なぜ、この商品を購入すべきかのか
BtoB商品であってもBtoC商品であっても、人がそれらを認知して、購入に至るまでの訴求項目は上の６種類に大別されます。また、ロジカルなメリットだけでもエモーショナルなメリットだけを表示されても、大抵は説得できず、それぞれをどのようなレベル感で伝えていくか、ということがとても大切になるのです。
プレゼン資料制作のコツ その④「どこで」を明らかにする
この④「どこで」の設定に関してですが、本来的には、コンテンツを訴求するための複合的なタッチポイントの設計を指しています。
ただ、今回は「プレゼン資料」を前提としているので、割愛していきましょう。ちなみに、以下のような図で考えていくことになります。
もし、「どこで伝えるか」ということが明確になっていない場合は、上記のフレームワークを使って設計していきましょう。
プレゼン資料制作のコツ その⑤「どのように」を明らかにする
最後に決めるべきは、⑤「どのように」です。
トーン＆マナーという言葉をご存知でしょうか？ 一般的にコンテンツ制作の現場では「トンマナ」などと略して使われるケースが多いですが、これは、いわば文章のテイストのことを指します。
表面的なところで言えば「ですます調」なのか「である調」なのか。また、プレゼン資料的に「読ませる系」なのか「キャッチコピー系」なのかなどで、資料作成の工数と、②で作ったペルソナに対する訴求深度が大きく違ってきますので注意しましょう。 powerpointで資料を作る場合は、フォントや文字のサイズ、余白の定義やオブジェクトのサイズなどによっても大きく印象が異なってきます。その他、資料を見やすくするため、また作業項数を削減するためのパワポのスライドマスターの設定や各種デザインテーマの設定などは事前に行っておくほうが良いと思います。
作成時に、あらゆることがルール化、パターン化していることは、その後の修正作業の時間を減らすことに繋がります。
また、このトンマナの設定は、セミナーやプレゼン資料を発表するＴＰＯに依存します。たとえば会員制のセミナー（すでに認知されている状況）なのか、すでに人気のあるセミナーなのか、まったく新たなお客様なのかということでも変わってくるでしょう。
もちろん、資料作成のレイアウトにおいても、「どういったレイアウトであればターゲットペルソナに響くか」ということをしっかり考えることが重要です。
上記は一例ですが、イントロ、メインメッセージ、ボディ、理論を裏付ける数字、などのような形でレイアウトをしっかり定義した制作物をつくることで、想定ペルソナへの訴求力が高まりやすくなります。
その際、画像の要素などを定義しておくこともおすすめします。画像は、全体を見たときに大きな要素をしめる部分です。無料画像抽出ホームページなども複数存在していますので、イラストや写真などを使う際もそういったところをチェックしておくことは、プレゼン資料作成をスムーズにするためのポイントになります。
プレゼン資料の基本構成
ではここからは、実際にプレゼン資料ページを作成する手順について、見ていきましょう。 プレゼン資料には、オーソドックスなテンプレートがあります。それは下記のようなものです。
【問題提起】⇒【解決方法】⇒【具体的なメソッド】⇒【聞き手のメリット】⇒【結論】
「聞き手のメリット」というのは、こちらの提案内容が話された場合、聞き手である顧客にどの程度のベネフィットがあるかを示すものです。はじめに問題提起していますので、提案で問題を解決すれば、顧客にどのくらい利益をもたらすかを意味します。
プレゼン資料における「CTPT」
「CTPT」は、マーケティングにおける用語の一つですが、プレゼン資料作成においても適用できるコンセプトです。CTPTは以下の言葉の、それぞれの頭文字を取ったものです。
- Concept＝コンセプト
- Target＝ターゲット
- Process＝プロセス
- Tool＝ツール
プロセスは、こちらが提案した内容を実現するための方法であり、ツールは実行するための具体的な手段です。プレゼン資料の作成において、CTPTを順序通りに踏まえていれば、必要な情報をすべて網羅しているといって良いでしょう。
どのような順番で構成するか
子どもの頃、夢中になった紙芝居。語り手が流暢にストーリーを語り、それに合わせてめくられていく画用紙は、しばしばプレゼン資料にたとえられます。
プレゼン資料は、プレゼンターが話す内容に合わせて、スライドを順序よく展開してストーリーを引き立てる必要があります。
プレゼン資料作成ツールとして、多くのビジネスマンが利用しているパワーポイントも、紙芝居のようにプレゼン展開する仕様になっています。紙芝居と同様に、語り手の口調に聞き手がひきつけられるよう、プレゼン資料のストーリー構成にも工夫をこらしてみましょう。
客観的なデータを用意する
プレゼンの目的の一つは、提案する内容に聞き手の共感を得ることです。提案内容は誰でも納得するようなものでなければならず、それには客観的なデータの裏付けが必要です。
ことに問題提起の段階では、現状を解説するのに、データを引用する方が効果的です。データの情報源は、国や自治体が行った統計結果や、金融機関のシンクタンクなどが実施した調査結果など、ある規定以上の信憑性の高いソースを利用するようにしてください。
ただ、こちらも定量情報と定性情報に分けてしっかりとリサーチをすることをおすすめします。読者に訴求する項目を改めて念頭におく、伝わりやすく、分かりやすい数字情報などをピックアップすることを資料作成のパターンとして認識しておきましょう。
調査結果といっても、細かい数字だけをつたえるのではなく、文字と画像と数字のバランスを伝えることも重要です。特に2020年の現在はスマホファーストです。例えばプレゼン資料をダウンロードできるような仕様にしたとしたら、小さい画面でみてもらうことを前提にした資作りなども考え方としては重要になってきます。
プレゼン資料作成代行サービスに依頼するコツ
昨今では、プレゼン資料の作成を代行してくれる会社もあります。
ただ、代行サービスに依頼するといっても、こちらは何もしなくてよい訳ではありません。外部の専門家に依頼する上で重要なことは、密にコミュニケーションを取ることです。
打ち合わせの段階で、「誰に何を伝えたいか」と、データやデザインについて話し合いをしていても、できた資料を見ると、認識が微妙にずれているということにもなりかねません。それを防ぐためにも、意思の疎通は十分に図っておきたいものです。その時に気をつけておきたいのが以下の2点です。
イメージを視覚的に伝える
代行業者にイメージを伝える際、参考になるようなイメージ材料を添付しておくと分かりやすいでしょう。たとえばデザインのイメージ色をきめる時に、「青」とただ口頭で伝えるだけでなく、「DICの何番」というように色見本を添えて指定すれば、間違いは起こりません。
作成状況を随時確認する
資料作成を依頼したら、「いつまでにこの過程の作成」が確認できるスケジュール表の提示を求めましょう。資料の作成が終わって、納品の段階ではじめて確認、という事態だけは避けてください。
人それぞれに好みや感性に違いがあるように、こちらの要望と作業者側の認識にズレが生じるとこはままあることです。資料作成の進捗を追いながら、その都度、微妙な調整ができれば、資料が出来上がってから、「こんなはずでは・・・」ということにはならないはずです。
タイトル・キャッチコピーに命を懸ける
プレゼン資料において、タイトル・キャッチコピー・メインメッセージは非常に重要な項目になります。まだ対象者との距離が遠い中で、ご自身の意見を発表する際には、細かい粒度の情報はほとんど目に入ってこないと考えるべきです。それよりも、ご自身の主張を簡潔に伝える言葉を選んでいくことをおすすめします。
プレゼン資料は要点をおさえて／時には代行サービスも上手に利用
今回は、プレゼン資料を作成する上でのポイントについて、見てみました。また、忙しいビジネスマンがプレゼン資料作成代行サービスを活用する利点についても触れておきました。「プレゼン資料くらい、自分で何とかするよ」とおっしゃる方は多いでしょうが、そこはやはり専門家。プロの作成する資料と、素人との手による資料とでは似て非なるものです。
また、資料を作成する時間と手間も、本業を圧迫するようでは本末転倒。プレゼンの目的を明確化し、全体感を以て、プロの手にまかせるのも、賢い選択肢の一つと言えるのかもしれません。
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