リモートワークとはどんな勤務形態？テレワークを快適にするおすすめのサービス５選

新型コロナウィルスの感染拡大を受け、安倍晋三首相は4月11日、緊急事宣言の対象とした7都府県の全事業者に向けて、オフィス出勤者を最低7割削減するよう要請しました。あれから１カ月半以上が経過し、緊急事態宣言は全面解除され、産業界では「ポストコロナ」を見据えた、新たな働き方を模索する動きが広まっています。
これまでにも、政府の働き方改革の推進を背景に、在宅勤務についても関心を持つ企業は多くありました。ただ、生産性の低下や勤怠管理などの難しさが懸念され、本腰を入れるほどではありませんでした。しかし、新型コロナウィルス禍がきっかけとなり、在宅勤務への移行は避けては通れない選択肢の一つになりました。
そこで今回は、在宅勤務や、ほぼ同義のリモートワークやテレワークについて、どのような特徴があり、おすすめのサービスなどについて、詳しく解説します。

この記事の目次

リモートワークとは？

まずは、リモートワークの定義について、確認しておきましょう。
厚生労働省のサイトでは、「テレワーク総合ポータルサイト」※1というページを開設しています。それによると、テレワークを「情報通信技術(ICT＝Information and Communication technology)を活用した、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」と定義しています。
テレワークは、「Tel（離れて）」と「Work（仕事）」を合わせた造語です。これは、リモートワークについても同様で、「Remote（離れて）」と「Work（仕事）」を組み合わせた言葉です。つまりは、本拠地であるオフィスから離れた場所で、ICTを活用して仕事をすることです。
リモートワークを働く場所で分離すると、自宅で勤務する「在宅勤務」、電車での移動中や出先など作業する「モバイル勤務」、あるいはオフィス以外の共有施設で働く「サテライトオフィス勤務」があります。

在宅勤務

昨今では、在宅勤務に前向きな企業も増えましたが、それでも週に1～2回、実施する程度でした。一日の一定時間だけ、在宅で勤務を行う「部分在宅勤務」を導入しているケースが一般的です。
例えば、子どもの送り迎えや役所への手続きなど、半日休暇や時間休暇をうまく組み合わせて、生活の利便性を向上させる効果がありました。また、明け方から海外の支社とWEB会議をして、年老いた親をデイサービスに送り出してから遅めに出社するなど、柔軟に働くことも可能になりました。
一部の利用に留まっていた在宅勤務ですが、今回の新型コロナウィルスの感染拡大を防ぐ観点から、全社員に適用する動きが加速していますが、何とも皮肉なものです。

モバイル勤務

モバイル勤務は、出張で移動中の交通機関や営業先、あるいはカフェや空港のラウンジ、ホテルなど、あらゆる場所を仕事場とする働き方です。
営業職であると、オフィスのデスクにいるよりも、クライアント先での営業活動や移動に費やす時間が多いため、すき間時間や待機時間を有効に利用して仕事ができます。また、直行・直帰制度を併用すれば、わざわざオフィスへ出勤する必要もないため、余った時間をプライベートに活用することも可能です。
リモートワークは、このモバイル勤務のようなイメージを持つ方は、多いのではないでしょうか。しかし、新型コロナウィルス禍による外出自粛ムードが強い現状では、活動範囲は自宅か、接触感染の可能性が低い公園などの屋外に限られるようです。

サテライトオフィス勤務

サテライトオフィス勤務とは、本拠地となるオフィスから離れた場所に設置された、部門ごとの共用オフィスで仕事をする施設利用型の就業形態です。サテライトオフィスには、専用型と共用型とがあります。
専用型は、自社専用で利用するサテライトオフィスです。色々な事情から、在宅で勤務できない人が、自宅近くのサテライトオフィスを利用したり、営業での出先や出張中に立ち寄って仕事をするなど、柔軟な働き方ができます。
一方、共用型は、社内専用ではなく、複数の個人事業主や企業が利用するオフィスを指します。「シェアオフィス」、または「コワーキングスペース」などと呼ばれています。当初は、起業家やフリーランスの利用が目立ちましたが、最近は企業がこれらのオフィス運営会社と契約し、自社の社員に使用させるパターンが増えています。
※1「テレワーク総合ポータルサイト」
https://telework.mhlw.go.jp/telework/about/

リモートワーク用ツールの種類

リモートワークを実践するには、本拠地となるオフィスと離れて仕事をするので、情報通信システムを活用する必要があります。前述した「テレワーク総合ポータルサイト」では、利用するICTツールを、以下の5つに分類しています。

リモートアクセスツール

リモートワークでは、本拠となるオフィスから離れた場所で作業を行うため、社内にあるデータやソフトウェアに外部からアクセスしなければなりません。月額の料金を支払って利用するツールであれば、初期費用を抑えることができるため、中小企業でも気軽に始めることが可能です。
・仮想デスクトップ方式
サーバ上にある個人用仮想デスクトップに、外部からアクセスして手元のパソコンで操作する方式です。セキュリティ面では安全に利用できますが、初期投資は高額になるため、初めてリモートワークに挑戦する中小企業には、ハードルが高いかもしれません。
・リモートデスクトップ方式
外部の手元パソコンから、認証サーバを経由して社内の自分専用パソコンより、データを転送して利用するシステムです。データのダウンロードはできないため、情報漏えいなどの危険性は低いシステムです。導入作業も簡単に行える上に、費用も安価であるので、中小企業には向いています。
・クラウドアプリ方式
業務に必要なデータを、すべてクラウド上に移行し、社内・社外を問わず、クラウドにアクセスして、手元のPCで操作する方法です。こちらも安全性は高く、費用も低く設定できるため、中小企業にはおすすめです。
・VPN方式
VPNとは、Virtual Private Network の頭文字を取ったもので、オフィスと自宅などの離れた場所を、仮想的な専用線でつなぎ、データ通信を実現する仕組みです。会社で使用しているLANにアクセスし、手元のパソコンで操作することができます。安価に利用できますが、データは手元のPCに残るため、セキュリティ面ではやや劣ります。

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールとしては、WEB会議システム、チャット、Eメール、LINWEなどの情報共有ツールなどがあります。
WEB会議は、従来のテレビ会議のように専用機器を必要とせず、通常のモバイルパソコンで利用可能なソフトを活用します。これにより、遠隔で働く上で障害となりがちな、コミュニケーション不足を解消し、交通費や出張費などのコストを削減することができます。
WEB会議システムは、月々の利用料を支払って利用するタイプが一般的で、中小企業にも導入しやすいというメリットがあります。

労務管理システム

在宅勤務の導入を考えた時、経営者の脳裏に浮かぶのは、どうやって社員の勤務状況を管理するか、ではないでしょうか。そのような方には、「労務管理システム」の利用をおすすめします。
労務管理システムには、在宅で働く社員がパソコンのどの画面を見ていたか、チェックする機能があります。社員側からすれば監視されているようで、余りいい気持ちはしないでしょう。ただ、きちんと仕事をしていれば隠すことではなく、真面目に勤務している証拠を上司に見せることになるので、むしろ、従業員からも受け入れられているようです。システムの種類によっては、所用に立つ時には「離席中」と「着席中」のボタンを使い分けることができるので、管理者側は、着席している時間を集計して1日の労働時間を把握します。
現状では、勤務プロセスよりも、成果で評価する企業が多く、その方が企業の生産性を維持できると考えられています。在宅で業務に従事する場合、社員は勤務開始時にタスク項目を提出し、終業時に達成状況を報告するという形です。

ペーパーレス化ツール

リモートワークを遂行する上で、紙の情報に頼っていたのでは、業務の効率は悪くなってしまいます。情報をデータ化して、サーバに置いておけば、誰でも情報にアクセスすることが可能です。しかし、社内にある紙のドキュメントをすべてデータ化するのは、時間も手間もかかります。ですから、最初は使用頻度の高い文書を、電子文書化システムを使ってデータ化する方が良いでしょう。

安全なモバイルテレワークツール

外部の環境で、リモートワークを進める上では、モバイルPCの盗難や紛失は、常についてまわるリスクです。そうしたリスクに対処するために、セキュアブラウザやセキュアコンテナなどのツールを活用する方法があります。
セキュアブラウザとは、データをパソコンの安全な領域のみで表示し、作業が終了したら自動的に消去する仕組みです。クラウドを利用することで、社内のネットワークにアクセスしても、情報漏えいを回避することができます。
これに対して、セキュアコンテナは、パソコン上に「コンテナ」という暗号化した領域を作成するシステムです。個人利用の端末とは切り離して、業務用アプリやグループウェアを安全に使用することが可能です。万一、パソコンを紛失したとしても、遠隔操作でデータを消去することができます。

まとめ：自社に最適なテレワーク環境を

新型コロナウィルスの感染拡大を受け、企業はリモートワークやテレワークへの早急な対応を迫られています。導入システムやツール、勤怠管理やセキュリティ面など、クリアしなければならない課題は多くあります。今回は、リモートワークがどのようなものであるかを改めて確認し、初めてテレワークの導入に踏み切る企業向けに、おすすめのサービスについてご紹介しました。自社に最適な在宅勤務の環境を整え、一日でも早く業績の回復に努めてください。

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