営業のアポ取りにはコツがある!効果的な電話やメールによるアポ取りの方法とは

営業活動のゴールは、クライアントと受注契約を結ぶことです。 ではスタートは何かと問われれば、多くの営業マンが「営業アポを取ること」と答えるでしょう。営業アポとは、「営業アポイントメント」の略で、営業の商談を前提として、相手と面談する約束を取り付けることです。営業アポを取るには、「飛び込み営業」や「テレアポ」など、さまざまな方法がありますが、やみくもに回数を重ねても、なかなかアポ取りには結び付きません。 そこで今回は、営業アポを取る上でのポイントや注意点などについて、営業マンが知っておくべき営業アポ取りのコツを詳しくご説明します。

1.営業アポを取る前に心がけること

営業のアポを取るためには、電話や飛び込みのほかにも、メールを使う方法や、企業サイトのお問い合わせフォームを利用する手法などがあります。新規顧客を獲得するためのアプローチであれば、相手とは面識がないわけですから、いかにも売り込みをにおわせるような、 一方的な働きかけは避けたいものです。 よく、「100件電話をかけて、1件アポが取れればよし」というような、根性論を振り回す営業マンがいます。しかし、やたらに電話をかけて「まずは御挨拶させてください」や、「とにかくお話を聞いてください」などと言っても、相手は警戒感を抱いてしまうでしょう。こちらから一方的に電話をかけて営業アポを取ろうとする行為を、アメリカでは「コールド・コール」と呼んでいますが、最近の「コンテンツマーケティング」の台頭などにより、「コールド・コール」の効果は、一般的に低下してきているとされています。 電話にしろ、メールにしろ、相手は知らない人物にそんなに時間は割いてはくれません。短い通話時間や文章で、こちらに興味を持ってもらうことが重要になります。そのために必要なことは、「相手のメリットになる提案ができるか」ということです。それには、事前に相手の業種や提供している製品・サービスを調べておき、相手が価値を認めるような提案をしっかりと準備しておく必要があります。 そのためには、自社の商材とマッチングさせることで、相手にどのような利益がもたらされるのか、簡潔に具体的にまとめておく必要があります。詳しく説明するには及びませんが、アポ取りの目的は、あくまで商談する約束を取りつけることです。映画の予告編のようなもので、「早く会って、続きが聞きたい」と思わせることができれば、成功と言っていいでしょう。

2.電話でアポを取る

まずは電話でアポを取る方法をみていきましょう。

2-1.リストを作成する

電話でのアポ取りは「テレフォンアポイントメント」あるいは、「テレアポ」などと呼ばれます。ひと昔前は電話帳を片手に、片っ端から電話攻勢をかけるという方法も取られましたが、最近はあまりにも効率が悪く敬遠されています。 自社の商材が一般の消費者向けであれば、業者から名簿を購入して利用します。法人向けであれば、対象となる業種を絞り込み、業界団体や協会に加入している企業の連絡先を収集します。大抵の業界団体は会員誌を定期的に発行しているので、末尾に掲載されている「会員社一覧」から引用すると、効率よくリストが作成できます。

2-2.話す内容を事前にまとめておく

リストが完成したら、実際に電話をかけていきますが、あらかじめ話す内容はまとめておきましょう。下記のような順番で基本パターンを決め、話の流れに応じて順序を入れ替えたり、内容を付け加えたりしてください。なお、これはテレマーケティングの世界では「スクリプト」と呼ばれるものです。
  • こちらの社名と名前を明確に名乗る。
  • 自社がどのような会社かを、手短に伝える。
  • 電話の相手がオペレータか受付の場合は、担当者を呼び出してもらう。
  • 自社の商材が、相手にどのようなメリットを与えるかを、簡潔に説明する。
  • 相手の反応をみて、興味を示せば会いたい旨を伝え、複数の候補日を示し、都合の良い日を選んでもらう。
  • 電話の応対に時間を割いてくれたことに、素直に感謝の意を伝える。

2-3.電話をかけるタイミングにも気を付ける

DMやメールなどと違って、電話はこちらの都合で相手に強引に時間を割いてもらうことになります。タイミングが悪いと、電話に出てもらえない可能性もあります。ことに朝の忙しい時間帯は、朝礼や早朝会議などでふさがっていることも多く、取り次いでももらえない場合があります。 電話をかけるタイミングでは、午前中であれば10時から正午までの間が狙い目です。また、相手が営業担当であれば、先方も外回りに出かけてしまうかも知れません。それを想定し、午後であれば16時から17時頃の間がいいでしょう。その時間であれば、多くの営業担当が外回りから帰社しはじめる時間帯です。終業時間が近づいて仕事も片付くめどがつき、気持ちにもゆとりが生まれるのです。

3.メールでアポを取る

次にメールです。

3-1.件名を工夫する

今や、ビジネスツールとして、欠かせないのがメールです。 一般社団法人 日本ビジネスメール協会が公表している「ビジネスメール実態調査2020」※1によると、仕事でコミュニケーションを取るツールとして、「メール」と回答した人は全体の99.1%とほぼすべてに近い状態となっています。また、テレビ会議・ウェブ会議はコロナ禍の影響もあり増加しました。 同調査によれば、一日に送信するメールの数は14.06通、受信は50.12通にものぼります。受信数が50通もあれば開封もされずに削除されてしまうこともあります。そうならないためにも、件名には、「会社名と個人名」を明記し、要件を簡潔に記しておきましょう。 ※1一般社団法人 日本ビジネスメール協会ビジネスメール実態調査2020

3-2.内容はあくまで簡潔に

次にメールの本文ですが、内容は電話アポの時と同じく、「自社の商品やサービスが、相手にどのようなメリットを与えるか」を、短い文章でまとめるように心がけましょう。できるだけ多くの情報を伝えようとあれもこれも記述し、結果的に本文が長くなってしまうことがないように気を付けたいものです。 前述したビジネスメール実態調査では、「72.29%の人が相手のビジネスメールの上手さを感じることがある」と答えています。その理由は「文章が完結でわかりやすい」とした人が大半でした。 忙しいビジネスマンが、メールチェックに割り当てる時間は限られています。相手に何を伝えたいのか、内容は簡略にまとめましょう。より具体的に言うと、スクロールしなくても読める程度の文字量にとどめるとよいでしょう。

3-3.丁寧な表現・候補日の明記

初回に差し上げるメールですから、表現には気を使いたいものです。まず、時節の挨拶などのきちんとした挨拶文を入れます。「初めてご挨拶申し上げます」や、「突然のメールにて失礼いたします」などが好ましいでしょう。 また、正しい敬語や尊敬語、謙譲語を使用しましょう。ファーストインプレッションが重要であるように、初めて送るメールの文面が、今後の印象を左右すると言っても過言ではありません。 アポを取る際に、相手の都合を先に考えて、「ご都合のよい候補日をお知らせください」という文言を書くこともありますが、それでは日程を先延ばしにされることもあります。そうなると、時間がたつごとに相手の興味が薄れ、面談の機会を失ってしまうことにもなりかねません。 そうならないためには、こちらから候補日をいくつか設定し、「以下の日程の中から、ご都合のよい日程をお知らせください」と提案しましょう。具体的な選択肢がある方が、相手に先約があっても、時間のやりくりがしやすくなります。

4.ほかにもあるアプローチ方法

企業のサイトは会社の顔であると同時に、リード(見込み客)や顧客とのコミュニケーションを図るツールとして注目されています。企業サイトには、必ず「お問い合わせフォーム」というページが用意されていますが、このお問い合せフォームを介して営業アポを取る方法が考えられます。 この営業手法を、「問い合わせフォーム営業」と呼びます。メール営業とよく比較されますが、訪問したサイトの感想を述べ、相手の抱える課題を洗い出す点が異なります。また、メール営業のようにメールがフィルタリングで迷惑メール扱いされにくいという特徴があります。メッセージがメール営業よりも相手に届きやすいという利点を理解した上で、こちらの持つ商品やサービスで、どう課題を解決できるかを短い文章で伝えるのです。 問い合わせフォーム用の文面も、メールと同様に簡潔にまとめることが重要で、文章だけで完結させてはいけません。相手に「面白そうだな」と、こちらに興味を抱かせ、会いたいと思わせることができるかどうかがカギです。それさえできれば、アポイントは簡単に取れるでしょう。

営業アポを取るには複数の手法があり、それぞれにコツがある

営業のアポイントを取るには、テレアポ、飛び込み営業、メール営業、問い合わせフォーム営業など、さまざまな方法があります。営業マンにとって、皆が直面する最初の壁がこのアポ取りでしょう。 「数打ちゃ当たる」的に、いたずらに電話やメールで営業のアポ取りを繰り返しても、効果や効率は上がりません。営業アポを取るための電話やメールには、おさえるべきポイントがあるのです。今回ご紹介したポイントを踏まえて、効率的な営業を目指してみましょう。 文・デファクトコミュニケーションズblog編集部

デファクトコミュニケーションズでは年間1万2000本を超える制作実績のもと、専属ライターや各種有資格者による執筆や監修を実施。
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